Personuppgifter

Det är viktigt för oss att alla som bor och arbetar i Herrljunga kommun känner sig trygga och litar på att vi hanterar dina personuppgifter på ett korrekt, säkert och ansvarsfullt sätt. På denna sida beskrivs övergripande hur vi som kommun hanterar dina personuppgifter.

Översikt av sidans innehåll

Vad innebär behandling av personuppgifter?

"Behandla" är ett brett begrepp och omfattar i stort sett allt som vi som vi gör med dina personuppgifter. Exempelvis samla in, lagra, gallra, sprida, arkivera, kopiera med mera.

Vad är en personuppgift?

En personuppgift är uppgifter eller en kombination av uppgifter som kan knytas till en enskild fysisk person som är i livet, till exempel:

• Namn, adress och andra kontaktuppgifter
• Bilder och ljudupptagningar
  IP-nummer
• Registreringsnummer
• En e-postadress
• Plats
• En uppdatering i sociala medier

Insamling av personuppgifter

Vi samlar in och behandlar personuppgifter som:

• du själv lämnar när du kommunicerar med oss, till exempel vid ansökningar, anmälningar och annan kommunikation inom förskola, skola, vård och omsorg och annat.
• skapas när vi hanterar och behandlar dina ärenden/uppdrag till exempel för förskoleplatser, betyg, journalförning och utredningar.
• används i tjänster som till exempel V-klass, Viva och Diairium.
• vi hämtar från andra källor, till exempel Skatteverket, Försäkringskassan och andra vårdgivare.
• skapas via cookies när du besöker vår webbsida. (Cookies är små textfiler som webbplatsen begär att få spara på din dator. Inga personuppgifter sparas hos oss genom denna funktion).

Kategorier av personuppgifter som samlas in

Herrljunga kommun omfattar en stor mängd verksamheter som bedrivs i olika syften. Nedan beskrivs de kategorier av personuppgifter som kan behandlas, och exempel på personuppgifter inom varje kategori.

Användning av personuppgifter och lagligt stöd för hanteringen

Följande beskriver varför vi samlar in och använder personuppgifter.

Utföra myndighetsutövning

Herrljunga kommun är en myndighet och har inom flera områden ansvar för myndighetsutövning, till exempel genom att fatta beslut om försörjningsstöd, bygglov och hemtjänst.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

Bedriva verksamheter av allmänt intresse

Herrljunga kommun ska tillhandahålla kommunens invånare med verksamheter som rör allmänna intressen, som till exempel skola, bibliotek och social omsorg.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att utföra en uppgift av allmänt intresse eller som ett led i den personuppgiftsansvariges myndighetsutövning.

För att uppfylla kommunens skyldigheter

Herrljunga kommun behöver ibland hantera personuppgifter för att uppfylla kraven i annan lagstiftning, som till exempel kommunallagen, bokföringslagen och arkivlagen.

Rättslig grund: Behandlingen är nödvändig för att fullgöra en rättslig förpliktelse som åvilar den personuppgiftsansvarige.

Spara personuppgifter

Vi sparar som grundprincip dina personuppgifter bara så länge det behövs för att fullgöra ändamålet. Sedan ska uppgifterna tas bort. En kommun styrs ibland av annan lagstiftning som påverkar hur länge uppgifter måste sparas, till exempel socialtjänstlagen, patientdatalagen och arkivlagen. I dessa fall kan dina uppgifter komma att lagras under längre tid, enligt gällande lag.

Lämna ut dina personuppgifter

Berörd personal inom Herrljuga kommun kommer att ta del av dina uppgifter för att kunna hjälpa dig i dina ärenden. Kommunen följer förutom reglerna kring hanteringen av personuppgifter i dataskyddsförordningen och dataskyddslagen även offentlighets- och sekretesslagen.

Förutom berörd personal inom Herrljunga kommun kan dina uppgifter lämnas till följande mottagare:

• En privat utförare enligt lag om valfrihetssystem (LOV), till exempel ett privat hemtjänstföretag.
• Ett anlitat personuppgiftsbiträde, till exempel en leverantör som utför uppgifter åt Herrljunga kommun.
• Andra organisationer, myndigheter eller vårdgivare efter ditt samtycke.
• Polisen eller annan myndighet för att följa svensk lag.

Skydda personuppgifter

Herrljunga kommun arbetar ständigt med att skydda invånarnas personliga integritet. Säkerhetsarbetet omfattar skydd för personer, information, IT-infrastruktur, interna och publika nät, samt byggnader och tekniska anläggningar.

Herrljunga kommun arbetar aktivt med informationssäkerhet för att förebygga och förhindra att informationen sprids till obehöriga eller går förlorade, och att upptäcka om så ändå sker. Åtkomst till dina uppgifter ges endast till dem som behöver det för sina arbetsuppgifter. Behandling av data loggas och kontrolleras systematiskt. Kryptering av data sker med allmänt erkända och säkra krypteringsmetoder. Vi arbetar kontinuerligt med bekämpning av spam och virus i våra nät.

Dina rättigheter

Du har rätt att veta hur vi som kommun hanterar dina personuppgifter. Dataskyddsförordningen ger dig större rättigheter över dina uppgifter. Vilka rättigheter som gäller beror på den rättsliga grunden med behandlingen.

Se Kontaktuppgifter för information om vem du ska kontakta.

Följande rättigheter har du

Rätt till tillgång

Du kan kostnadsfritt begära registerutdrag en gång per år eller om det i övrigt anses nödvändigt, där du tydligt anger vilken information du vill ta del av. Herrljunga kommun ska besvara dina önskemål utan onödigt dröjsmål och inom en månad. Om vi av någon anledning inte kan uppfylla dina önskemål, ska en motivering lämnas.

Rätt till rättelse

Herrljunga kommun har ett ansvar för att den information vi behandlar om dig är korrekt. Om du upptäcker fel har du rätt att begära att få det rättat. Felaktiga uppgifter ska utan onödigt dröjsmål rättas. Upplever du att det saknas uppgifter som är relevanta har du också rätt att lämna synpunkter på det.

Rätten att bli bortglömd

Du har i vissa fall rätt att kräva att få uppgifter om dig raderade. Detta gäller exempelvis när du tidigare har lämnat ett samtycke till att vi behandlar dina personuppgifter. Rätten att få uppgifter raderade gäller inte när vi behandlar dina uppgifter för exempelvis myndighetsutövning, uppgifter av allmänt intresse samt för att följa lagar som kräver att vi behandlar personuppgifter.

Rätt till begränsning av behandling

Du har rätt att begära en tillfällig begränsning av behandling av dina uppgifter. Det gäller i följande situationer:

• När du anser att dina uppgifter inte är korrekta och du därför har begärt rättelse. Då kan behandlingen begränsas under den tid som utredningen pågår hos oss.
• När du behöver dina uppgifter för att kunna fastställa, göra gällande eller försvara rättsliga anspråk, även om vi inte längre behöver din data för ändamålen med vår behandling.
• När du har invänt mot behandlingen av dina uppgifter får vi fortsätta att behandla dina data under den tid som kontrollen pågår. Se Rätt att göra invändningar
• Om behandlingen av dina uppgifter begränsas tillfälligt, kommer vi underrätta dem som vi har lämnat ut dina personuppgifter till, om att denna tillfälliga begränsning har ägt rum.

Begränsning av behandling gäller inte om det skulle visa sig omöjligt eller innebära en alltför betungande insats.

Rätt att flytta personuppgifter

Rätten att flytta information (dataportabilitet) innebär att du kan begära ut dina uppgifter för att flytta information till någon annan leverantör. Den gäller enbart i de fall då du har gett ett samtycke eller ingår ett avtal samt själv tillhandahållit informationen. Oftast gäller detta inte kommunal verksamhet.

Rätt att göra invändningar

Du har rätt att göra invändningar mot den behandling av dina uppgifter som Herrljunga kommun utför med stöd av allmänt intresse eller myndighetsutövning. Du måste då specificera vilken behandling du invänder mot. Om Herrljunga kommun anser att sådan behandling ändå ska ske, måste vi visa att det finns intressen som väger tyngre eller att det krävs enligt lag.

Automatiserat individuellt beslutsfattande, inbegripet profilering

Du har rätt att inte bli föremål för ett beslut som enbart grundas på automatiserad behandling, inbegripet profilering, som får rättsliga följder för dig eller som i betydande grad påverkar dig. Ett automatiserat beslutsfattande är dock tillåtet om du gett ett samtycke, om det är nödvändigt för att ingå eller fullgöra ett avtal eller om det är tillåtet enligt lagen, såvida lämpliga skyddsåtgärder tas för att skydda dina rättigheter och friheter. Upplever du att du blivit föremål för ett automatiserat beslutsfattande på felaktiga grunder, ta kontakt med Dataskyddsombudet.

Kakor (cookies)

Cookies används för vissa funktioner som förbättrar våra webbplatser för användaren eller ger oss statistik om användandet av webbplatsen. Läs mer om hur vi använder kakor (cookies).

Anmälan av överträdelse (klagomål)

Om du anser att dina uppgifter behandlas i strid med gällande regelverk eller svenska lagar bör du anmäla det till oss snarast. Du kan också lämna in ett klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten.

Kontaktuppgifter

Personuppgiftsansvarig Herrljunga kommun

Kommunstyrelsen är övergripande personuppgiftsansvarig för de uppgifter som behandlas i kommunen. Varje myndighetsnämnd är sedan personuppgiftsansvarig för sitt ansvarsområde. Om du har frågor eller synpunkter kring hur dina personuppgifter hanteras är du välkommen att ta kontakt med oss på Herrljunga kommun.

Telefon växel: 0513-170 00
E-post: herrljunga.kommun@admin.herrljunga.se

Postadress
Herrljunga kommun
Box 201
524 23 Herrljunga

Organisationsnummer: 212 000-15 20

Dataskyddsombud för Herrljunga kommun

Har du frågor eller synpunkter kan du förutom personuppgiftsansvarig även kontakta våra dataskyddsombud som har till uppgift att övervaka att organisationen följer dataskyddsförordningen.

E-post: dso@borasregionen.se

Magnus Blomqvist, telefon: 0709-48 78 36
Dan Bodin, telefon: 0709-48 73 31

Kontaktuppgifter till Integritetsskyddsmyndigheten

Du har även rätt att lämna klagomål till tillsynsmyndigheten Integritetsskyddsmyndigheten.

Telefon: 08-657 61 00
E-post: imy@imy.se
Fax: 08-652 86 52

Postadress
Integritetsskyddsmyndigheten
Box 8114
104 20 Stockholm

Allmänna handlingar

Herrljunga kommun kan behöva samla in, ta emot eller på annat sätt behandla dina personuppgifter. När personuppgifter kommer in till kommunen så anses de i regel vara allmänna handlingar och kan begäras ut. Det finns också särskilda regler för allmänna handlingar gällande bevarande (sparande) och gallring (slänga bort). För att kommunen ska kunna bevara eller gallra dina personuppgifter och annan information så måste det finnas stöd för i dokumenthanteringsplaner och gallringsbeslut. Herrljunga kommun behandlar dina personuppgifter i enlighet med bestämmelserna i dataskyddsförordningen (EU) 2016/679 samt annan tillämplig lagstiftning.

Tredje land

Skulle dina personuppgifter hanteras utanför EU/EES-området (tredje land) så berättar vi det för dig. Hanteringen sker i så fall i enlighet de skyddsregler som finns i dataskyddslagstiftningen.

Ytterligare behandling

Om dina personuppgifter ska behandlas för en annan anledning än den ursprungliga, så kommer du att få information om det innan ny behandling påbörjas

Anonymitet eller skyddad identitet

Om du vill utföra en tjänst som kräver inloggning eller identifiering kan du inte vara anonym eller ha skyddad identitet. I och med att du identifierar dig vet ju systemet att det är du. I de fallen är det bättre att du vänder dig personligen till den som utför tjänsten. Vill du lämna en synpunkt eller kontakta oss anonymt får du inte lämna med några personliga uppgifter då dessa uppgifter registreras och blir en offentlig handling. Lämna inte ut känslig information via telefon eller e-post. Ingen anställd inom Herrljunga kommun frågar efter eller ber dig lämna ut känsliga uppgifter om din person via telefon eller e-post. Med känslig information menar vi här till exempel ditt personnummer, kreditkortsnummer och inloggningsuppgifter. För vissa e-tjänster på herrljunga.se krävs att du loggar in och att du också identifierar dig. Det kan ske med Bank-ID eller mobilt Bank-ID.

Tänk på att du:

• aldrig svarar på skräpmejl, falska vinstvarningar, falska virusvarningar eller liknande
• inte öppnar bilagor som följer med e-post från okända avsändare
• aldrig lämnar personlig eller ekonomisk information (till exempel PIN-kod, lösenord, med mera) via e-post eller på osäkra hemsidor.
• aldrig lämnar ut personliga uppgifter via telefon (även om personen kanske påstår sig ringa från kommunen).
  

Användning av sociala medier

Om du använder sociala medier, till exempel Facebook eller Twitter, för att komma i kontakt med Herrljunga kommun, så överförs informationen samt personuppgifter alltid till tredje part (företaget/organisationen som driver det sociala mediet). För din egen skull rekommenderar vi dig att inte skicka känslig information till oss via sociala medier.

Du kan läsa mer om dataskyddsförordningen på Integritetsskyddsmyndighetens webbplats. Länk till annan webbplats.