Diarium och arkiv

Genom offentlighetsprincipen har alla svenska eller utländska medborgare rätt att ta del av de offentliga eller allmänna handlingar som finns hos kommunen.

Vad är en handling?

En handling kan beskrivas som någonting som innehåller information av något slag. Vanligen är det brev, protokoll, beslutsunderlag och beslut. Men det kan också handla om till exempel fakturor, bokföring, e-post, film- eller ljudinspelning.

Allmän handling

En kommunal handling kan vara allmän eller inte allmän. Ett exempel på handling som inte är allmän är tjänstepersoners interna arbetsmaterial.

Allmänna handlingar kan i sin tur vara offentliga eller sekretessbelagda. Enligt lagen är en handling allmän när den har kommit in till kommunen och förvaras där eller när den har upprättats av kommunen och förvaras där.

Hur begär jag ut offentliga handlingar?

Du kan läsa handlingar på plats hos kommunen. Du kan även, i de fall det är möjligt, få handlingar via e-post. Det finns även möjlighet att få kopior att ta med hem mot en kostnad. Vill du istället läsa ärenden inför olika möten hittar du dessa på respektive nämndsida.

Vad är ett diarium?

Kommunen och alla offentliga förvaltningar måste registrera, förvara och arkivera sina allmänna handlingar. Närmare information kring hur denna ordning är beskaffad samt för en överskådlig bild av vilka slags ärenden som finns hållna i kommunens diarium finns i respektive nämnds arkivbesrkivning och dokumenthanteringsplaner.

Kommunen registrerar ärenden så snart de initieras, när handling kommer in till kommunen eller när kommunen påbörjar sitt arbete med ett ärende. I kommunens diarium finns det både pågående och avslutade ärenden. I vissa ärenden kan det därför finnas handlingar som är under bearbetning. Sådana handlingar har ännu inte upprättats till sin slutliga form och är inte allmänna. 

Diarieförda och avslutade ärenden hålls ordnade i respektive verksamhets förvaltning och levereras enligt tidsintervaller till kommunarkivet där de ingår i detta arkiv för all oöverskådlig framtid. Kommunens registrator har huvudansvaret för att lämna ut efterfrågade handlingar som finns i respektive nämnds närarkiv, medan kommunarkivarien svarar för att plocka fram handlingar som levererats till kommunarkivet.

Vad innebär sekretess?

Sekretessbelagda handlingar innehåller uppgifter som av olika anledningar är känsliga. Syftet med sekretessen kan till exempel vara att skydda en privatpersons integritet genom att sekretessbelägga uppgifter om hälsotillstånd eller ekonomi.

Offentlighets- och sekretesslagen anger vilka uppgifter som ska hanteras med sekretess. Det innebär att kommunen, med stöd av lagen, avgör vad som ska sekretessbeläggas. Du kan begära att kommunen hanterar dina uppgifter med sekretess men kommunen har bara möjlighet att göra det när lagen stödjer det.

Vad innebär offentlighetsprincipen och handlingsoffentligheten?

Offentlighetsprincipen innebär att allmänhet och massmedierna (tidningar, radio och TV) ges insyn i statens och kommunernas verksamhet.

I princip har alla, svenska medborgare och utländska medborgare, rätt att läsa de handlingar som finns hos kommunen. Denna rätt begränsas dock på två sätt:

• Allmänheten har rätt att läsa sådana handlingar som betecknas som allmänna handlingar.
• En del handlingar är hemliga, sekretessbelagda enligt lag.

Kommunen har ingen skyldighet att lämna ut handlingarna elektroniskt via e-post. Enligt tryckfrihetsförordningen ska handlingarna lämnas ut genast eller så snart det är möjligt, det vill säga samma dag eller högst inom några dagar.

Enligt lag behöver du inte tala om vem du är när du vill ha allmänna offentliga handlingar. Huvudregeln är att du inte behöver berätta varför du vill ha handlingarna. Ett undantag från huvudregeln är om det krävs för att pröva om handlingarna omfattas av sekretess.

Om du nekas att ta del av en handling, har du enligt lag rätt att få ett skriftligt besked om detta. Om du då anser att kommunen har gjort fel, har du möjlighet att överklaga beslutet hos kammarrätten. Om du tycker att utlämnandet av handlingen tar för lång tid, kan du klaga hos justitieombudsmannen.